Tämä seloste kertoo, miten Auranmaa Makers ry käsittelee jäsenrekisterinsä henkilötietoja (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679, artiklat 13 ja 14).

1. Rekisterinpitäjä

Auranmaa Makers ry, Y-tunnus 3598631-6
Portinkaari 2, 21380 Aura
Sähköposti: info@auranmaamakers.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö: Puheenjohtaja Henri Nikkilä, tavoitettavissa osoitteesta info@auranmaamakers.fi.

2. Rekisterin nimi

Auranmaa Makers ry:n jäsenrekisteri.

3. Mihin tietoja käytetään

• yhdistyslain edellyttämän jäsenluettelon pitäminen
• jäsenyyden, jäsenmaksujen sekä rata- ja kausikorttien hallinta ja käyttökertojen seuranta
• MobilePay-maksujen kohdistaminen oikealle jäsenelle
• yhteydenpito jäseniin, esimerkiksi kokouskutsut ja yhdistyksen tiedotteet
• verkkosivujen jäsenalue, jossa jäsen näkee omat tietonsa, voimassa olevat korttinsa ja ostonsa
• jäsenhakemusten ja verkkosivujen jäsentietolomakkeen käsittely sekä jäsenmaksun maksuohjeen lähettäminen hyväksytylle jäsenelle

4. Käsittelyn oikeusperusteet

• Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): jäsenen nimi ja kotikunta, jotka yhdistyslain 11 § edellyttää jäsenluetteloon.
• Jäsenyyssuhde (6 art. 1 b): jäsennumero, yhteystiedot (sähköposti tai postiosoite), liittymis- ja eroamispäivä, jäsenmaksut, ostetut kortit ja niiden käyttökerrat sekä alaikäisen jäsenen syntymävuosi ja huoltajan nimi.
• Jäsenhakemus (6 art. 1 b, toimenpiteet ennen jäsenyyttä): jäsenhakemuksella tai jäsentietolomakkeella annetut tiedot hakemuksen käsittelyyn asti.
• Oikeutettu etu (6 art. 1 f): vapaaehtoisesti annettu puhelinnumero yhteydenpitoa varten sekä MobilePay-maksutiedot maksujen kohdistamiseksi.

Emme kerää henkilötunnuksia emmekä terveystietoja, emmekä käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Keiden tietoja käsitellään

Yhdistyksen jäsenet, jäseneksi hakevat, alaikäisten jäsenten huoltajat sekä ei-jäsenet, jotka ovat ostaneet sarjakortin (korttiasiakkaat).

6. Mitä tietoja rekisterissä on

• nimi, kotikunta ja jäsennumero
• sähköposti, puhelinnumero ja postiosoite (alaikäisellä huoltajan yhteystiedot)
• alaikäisen syntymävuosi ja huoltajan nimi
• liittymis- ja eroamispäivä sekä jäsenyyden tila
• jäsenmaksut ja ostetut kortit: tuote, hinta, maksupäivä, maksutapa ja MobilePay-tapahtumatunnus
• sarjakorttien käyttöpäivät
• jäsenalueen kirjautumistunnuksen sähköposti ja viimeisin kirjautumisaika
• hallituksen lyhyet hallinnolliset huomautukset (ei terveystietoja eikä arvioita henkilöstä)
• jäsenhakemuksessa lisäksi hakijan vapaaehtoinen viesti hallitukselle, mahdollinen aiempi jäsennumero sekä aika, jolloin hakija vahvisti lukeneensa tämän selosteen

7. Mistä tiedot saadaan

Pääosin jäseneltä itseltään tai alaikäisen jäsenen huoltajalta, esimerkiksi verkkosivujen jäsentietolomakkeella. Maksutiedot saadaan lisäksi MobilePayn tilitysraportista, jossa näkyvät maksajan nimi, peitetty puhelinnumero (vain neljä viimeistä numeroa) ja maksuun kirjoitettu viesti. Raportin tietoja käytetään vain maksun kohdistamiseen: raporttitiedostoa ei tallenneta, ja muiden kuin jäsenten maksuista rekisteriin jää ainoastaan tapahtumatunnus, summa ja päivämäärä ilman henkilötietoja.

8. Kuka tietoja käsittelee ja luovutetaanko niitä

Rekisteriä käsittelevät vain hallituksen nimeämät henkilöt : Puheenjohtaja ja rahastonhoitaja. Tietoja ei luovuteta eikä myydä kolmansille osapuolille.

Tekniset palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja yhdistyksen lukuun: verkkosivujen ja rekisterin palvelin (net9, Suomi) sekä sähköpostin välitys. MobilePay (Vipps MobilePay) on maksuista itsenäinen rekisterinpitäjä.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan tietoja säilytetään

• jäsenen tiedot jäsenyyden ajan
• eronneen jäsenen tiedot 12 kuukautta eroamisesta, minkä jälkeen henkilötiedot poistetaan; jäsennumero ja nimettömät osto- ja käyntitiedot voivat jäädä tilastoksi
• korttiasiakkaan tiedot 12 kuukautta viimeisestä ostosta
• jäsenalueen kirjautumistunnus poistetaan, kun siihen ei enää liity jäsentä
• jäsenhakemus säilytetään, kunnes hallitus on käsitellyt sen, kuitenkin enintään 90 päivää; hyväksytyn hakemuksen tiedot siirretään rekisteriin ja hylätty hakemus poistetaan heti

Kirjanpidon tositteet säilytetään erikseen kirjanpitolain mukaisesti; jäsenrekisteri ei ole kirjanpidon tosite.

10. Sinun oikeutesi

• Tarkastusoikeus: näet omat tietosi ja ostosi kirjautumalla jäsenalueelle. Täydellisen kopion saat pyytämällä.
• Oikaisuoikeus: virheelliset tiedot korjataan ilmoituksestasi.
• Poisto-oikeus: vapaaehtoiset tiedot (esim. puhelinnumero) poistetaan pyynnöstä. Nimi ja kotikunta säilytetään jäsenyyden ajan, koska yhdistyslaki edellyttää niitä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä ja vastustaa sitä niiltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
• Valitusoikeus: voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).

Pyynnöt osoitteeseen info@auranmaamakers.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa.

11. Miten tiedot suojataan

Rekisteri on yhdistyksen verkkosivujen palvelimella salatun yhteyden (HTTPS) takana. Siihen pääsevät vain nimetyt henkilöt omilla tunnuksillaan, ja kirjautumisyrityksiä rajoitetaan. Jäsen näkee jäsenalueella vain omat tietonsa ja huoltaja alaikäisten lastensa tiedot. Jäsenalueen sivuja ei tallenneta välimuistiin.

Seloste päivitetty 1.10.2026.